fbpx

TopLogics råd om optimal drift fra hjemmekontoret

By april 9, 2020Covid-19, TopLogic AS

TopLogic er spesialister på logistikk og innkjøp av frakttjenester og hjelper bedrifter over hele Europa med innkjøp av frakttjenester og optimal lagerstyring for forbedret logistikkflyt og store kostnadsbesparelser. I disse spesielle tider er det åpent som vanlig, med gode råd om hvordan dette kan gjøres optimalt fra et hjemmekontor.

TopLogic operer ut fra både Norge og Sverige, med kunder i hele Europa. Vanligvis med mye reising, møter hos kunder og hos frakttilbydere. I den nye hverdagen må alt dette foreløpig gjøres hjemmefra.

– Vi jobber via Teams eller lignende plattformer etter kundens ønsker, og det fungerer nesten like bra som å møtes fysisk. Vi føler vi får frem vårt budskap, og på mange måter er det jo nesten mer effektivt. Men det er viktig at de tekniske aspektene ligger til rette for det, forklarer Thor Ole Fongaard, daglig leder i TopLogic AS.

Mange hjemme med mer tid
Selv om konsulentene selvfølgelig helst skulle vært ute hos kunden er dette en fin måte å kommunisere på, og i en tid der mange er isolert settes ofte kontakten ekstra pris på.

– Vi spør selvfølgelig på forhånd om kunden bare vil ha møte med lyd eller om også video er ønsket. De fleste ønsker også å se hverandre. Vi booker møter på vanlig måte, og med Teams kan vi ha møter uansett hvor folk er, også på tvers av landegrenser. At folk ikke sitter i et travelt kontorlandskap har også sine fordeler, og gjør ofte hjemmekontormøtene mer fokusert, der vi opplever at mange har bedre tid.

Kundene setter pris på kontinuitet
TopLogic er godt vant til å jobbe i Teams, der de deler skjerm med kunde og har møter der ofte både kunde og potensielle transportører er med samtidig, gjerne seks personer samtidig. Erfaringene er positive;

– Til tross for de vanskelige tidene vi befinner oss i, ser TopLogic gode muligheter for å opprettholde kontakten med våre nåværende og potensielle kunder. Teams-møter og sosiale medier fungerer minst like godt nå, og vi får tilbakemeldinger fra kundene om at de setter pris på denne kontinuiteten. Kundene sparer også tid ved at vi legger til rette for kortere gjennomgang og at reisetid bortfaller, avslutter Fongaard.

TopLogics tips til videomøter

Vinkel
Sørg for at kameraet er i øyehøyde. Still laptopen på en bunke bøker om du trenger mer høyde. Ingen ser bra ut filmet fra undersiden. Se mest mulig i kamera og husk at du er i kundemøte. Ha gjerne samtalen med både bilde og lyd, da bilde skaper tillit.

Avstand
Finn passe avstand som viser hele ansiktet og gjerne det meste av overkroppen.

Bakgrunn
Ha en bakgrunn som er behagelig og nøytral. Unngå at noe beveger seg i bakgrunnen, som en tv som står på eller et vindu der uforutsette ting kan skje fra forbipasserende.

Belysning
Tilpass belysningen i rommet og unngå harde skygger. Sitt aldri med ryggen til et vindu med skarpt motlys. Trekk gjerne for gardinene og bruk helst en lampe som gir godt frontlys og dermed godt lys på deg.

Oppkobling
For å unngå forstyrrelser i oppkoblingen og lyd som ikke fungerer optimalt kan en nettverkskabel anbefales.

Lyd
Bruk en god mikrofon eller headset, gjerne med muff. Bruk gjerne et rom som demper lyden (med møbler, gardiner, tepper etc) for å unngå romklang. Det kan lønne seg å investere i en ekstra mikrofon (danske mikrofoner fra Røde anbefales) med stativ. Da får du vesentlig bedre lyd, og det er viktigere enn bilde.

Forstyrrelser
Legg til rette for at du ikke blir forstyrret under møtet. Barn og dyr som avbryter bør man unngå. Sjekk på forhånd om det er andre lyd som kan virke forstyrrende for andre, som en oppvaskmaskin som går. Lyd forsterkes ofte gjennom en mikrofon uten at du tenker over det. Husk også å slå av lyden på mobilen din.

Kledsel
Tenk på hva du har på deg. Du trenger ikke nødvendigvis å stille opp i slips og dress, men se til at du ser velkledd og stelt ut før du går online.